Это плохо когда вот так, не доверяешь своим же работникам. У меня же все проще, никто ничем лишним не занимается, кому нужно, приходит и спрашивает. А по поводу топлива,
https://fleet-cards.ru/about.html карты топливные в этом плане спасает. Почитайте внимательно, там все плюсы расписаны.